Een factuur moet tenminste de volgende gegevens bevatten:
- uw volledige naam en die van uw afnemer
U vermeldt de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat. - uw volledige adres en dat van uw afnemer
U vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende. - uw btw-nummer
Bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert. - uw KvK-nummer
- de datum waarop de factuur is uitgereikt
- een uniek opeenvolgend volgnummer
- de aard van de goederen of diensten die u hebt geleverd
- de hoeveelheid van de geleverde goederen of de omvang van de diensten
- de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
- het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is. - het btw-tarief dat u in rekening brengt
- het btw-bedrag
Voor elk btw-tarief of vrijstelling moet op de factuur vermeld staan:
- De prijs per stuk of eenheid, exclusief btw
- Eventuele kortingen als die niet in deze prijs zijn opgenomen
- Het toegepaste btw-tarief
- De vergoeding (de prijs exclusief btw)
- Bij vooruitbetaling: de datum van betaling als die afwijkt van de factuurdatum
- Het btw-bedrag
In sommige gevallen moet ook uw btw-identificatienummer op de factuur staan. Dat is het geval bij export van goederen naar andere EU-landen en bij bepaalde diensten, die daarmee samenhangen, zoals vervoersdiensten. Ook bij verlegging moet uw btw-identificatienummer op de factuur worden vermeld.
Verder moet uit de factuur blijken of een bijzondere btw-regeling van toepassing is. Meer informatie over deze regelingen vindt u op de internetsite van de belastingdienst voor binnenlandse ondernemers bij:
- Margeregeling (handel in gebruikte goederen)
- Verleggingsregeling
- Btw-vrijstelling
- Intracommunautaire leveringen van goederen
In de volgende situaties gelden afwijkende of aanvullende factuureisen.
Benzinebonnen
Hebt u brandstof voor uw voertuig gekocht? Op de benzinebonnen kan uw naam en adres dan achterwege blijven. Voor de btw-aftrek geldt de voorwaarde dat uw naam en adres als klant te achterhalen moeten zijn door de betaalwijze. Dat is het geval als u bijvoorbeeld met een bankpas, creditcard of tankpas betaalt.
Openbaar vervoer en taxi’s
Maakt u gebruik van openbaar vervoer of taxi’s? Dan hoeft er geen factuur te worden uitgereikt.
Eten en drinken in de horeca
Koopt u eten en drinken in de horeca voor gebruik ter plaatse? De btw hierover is niet aftrekbaar. Er hoeft dus ook geen factuur te worden uitgereikt.
Facturen in de landbouw
De landbouwregeling is afgeschaft per 1 januari 2018.
Koopt u goederen of diensten van een ondernemer die gebruikmaakt van de landbouwregeling? U krijgt dan een factuur zonder btw en mag 5,4% van het factuurbedrag als voorbelasting aftrekken. U hebt dan wel een landbouwverklaring nodig.
Uw leverancier moet dan op de factuur vermelden dat hij de landbouwregeling toepast en u een landbouwverklaring geven. Meer over de landbouwregeling leest u bij de informatie voor binnenlandse ondernemers op de site van de belastingdienst bij Landbouwregeling.
