Veelgestelde vragen werkkostenregeling

Onderstaand een overzicht van veel gestelde vragen inzake de werkkostenregeling. In veel gevallen wordt voor nadere informatie verwezen naar de desbetreffende paragraaf in het Handboek Loonheffingen.

Werkkostenregeling in het kort

Hier leest u welke stappen u moet nemen als u vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in uw vrije ruimte wilt onderbrengen:

– stap 1: Bepaal of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon is. De werkkostenregeling geldt alleen voor loon (zie paragraaf 10.1 Handboek Loonheffingen).
– stap 2: Is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon, ga dan na of deze onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt (zie paragraaf 10.1.2 Handboek Loonheffingen).
– stap 3: Valt de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen, kies dan of u deze als eindheffingsloon aanwijst of als loon van de werknemer behandelt (zie paragraaf 10.1.3 Handboek Loonheffingen).
– stap 4: Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing (zie paragraaf 10.1.4 Handboek Loonheffingen).

Stap 1: Bepaal of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon is
De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die geen loon zijn of geen belast loon (zie paragraaf 4.12.1, 4.12.3 Handboek Loonheffingen), vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte. Ook loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals pensioenen en stamrechtuitkeringen, valt niet onder de werkkostenregeling. U kunt loon uit vroegere dienstbetrekking toch aanwijzen als eindheffingsloon in de uitzonderingssituatie dat u de werknemer daarnaast ook nog loon uitbetaalt waarop de arbeidskorting van toepassing is en als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.

Stap 2: Ga na of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt
Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen zijn wel loon, maar u kunt ze toch onbelast vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen zonder dat dat ten koste gaat van uw vrije ruimte. Dat is het geval bij:
– gerichte vrijstellingen (zie paragraaf 22.1 Handboek Loonheffingen)
– nihilwaarderingen (zie paragraaf 22.2 Handboek Loonheffingen)

Let op! Valt een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling onder de gerichte vrijstellingen en wilt u daarvan gebruikmaken, dan moet u de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aanwijzen als eindheffingsloon.

Vergoeding op declaratiebasis van kosten uit een vorig jaar
Vergoedt u uw werknemer in 2024 kosten van 2023 op declaratiebasis? Dan kunt u die vergoeding in 2024 alleen gericht vrijgesteld vergoeden als uw werknemer in 2023 al recht had op een vergoeding van deze kosten zonder dat daar voorwaarden aan verbonden waren. Als het recht op zo’n vergoeding afhankelijk was van een keuze van de werknemer (bijvoorbeeld bij een cafetariasysteem), moet deze zijn keuze dus hebben gemaakt in het jaar waarin hij de kosten maakte. Het wordt dan eindheffingsloon van het nieuwe jaar 2024, onder de gebruikelijke voorwaarden dat u het loon aanwijst als eindheffingsloon en dat is aan de gebruikelijkheidstoets. De eventueel veranderde regels van dat nieuwe jaar (zoals gewijzigde
normbedragen) zijn van toepassing.

Stap 3: Kies: eindheffingsloon (vrije ruimte) of loon werknemer
Afgezien van een paar uitzonderingen, bepaalt u zelf welke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen u aanwijst als eindheffingsloon en welke u behandelt als loon van de werknemer en normaal belast. U kunt per werknemer een andere keuze maken. Voor het (geheel of gedeeltelijk) aanwijzen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen als eindheffingsloon geldt het volgende:

• Uw werknemer hoeft niet eerst zelf kosten te maken. U hoeft dus geen bonnen of betalingsbewijzen van uw werknemers te vragen.
• Verstrekkingen die u als eindheffingsloon aanwijst, hoeft u niet op werknemersniveau te administreren. Als u verschillende werknemers hetzelfde verstrekt en de werknemers een eigen bijdrage betalen, mag u het totaal van de eigen bijdragen aftrekken van de totale waarde van de verstrekkingen. Het bedrag mag niet negatief worden.
• Ook loon in natura kunt u als eindheffingsloon aanwijzen. Zie paragraaf 4.5 Handboek Loonheffingen voor meer informatie over hoe u loon in natura waardeert.
• Voor het aanwijzen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang als eindheffingsloon, geldt dat deze vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dit is de gebruikelijkheidstoets (zie paragraaf 4.2 Handboek Loonheffingen). Het deel dat boven die 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer.

Stap 4: Bereken 80% eindheffing
Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing. U kunt per aangiftetijdvak of eens per jaar de eindheffing aangeven en betalen. Zie paragraaf 4.16.2 Handboek Loonheffingen voor meer informatie.

De veelgestelde vragen

1. Geldt de vrije ruimte per kalenderjaar of (gebroken) boekjaar?
De vrije ruimte geldt per kalenderjaar.

2. Hoe bereken ik de vrije ruimte?
De vrije ruimte is 1,92% tot een loonsom van € 400.000 en 1,18% voor het loon boven € 400.000. De loonsom is het bedrag van kolom 14 van de loonstaat (zie paragraaf 10.1.4 Handboek Loonheffingen). Indien wij de salarissen voor uw onderneming verzorgen kunt u de vrije ruimte altijd bij ons opvragen (024-3605599).

3. Hoeveel eindheffing ben ik verschuldigd bij overschrijding van de vrije ruimte?
U kunt maximaal tot aan het bedrag van de vrije ruimte besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. U wijst deze vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen dan als eindheffingsloon aan, bijvoorbeeld door ze in uw administratie als eindheffingsloon op te nemen, en brengt ze vervolgens onder in uw vrije ruimte. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%.

4. Ik ben zzp’er. Geldt de werkkostenregeling ook voor mij?
Een zzp’er heeft geen werknemers en is zelf ook geen werknemer. De werkkostenregeling is daarom niet van toepassing op een zzp’er.

5. Wat is een cafetariaregeling?
Een cafetariaregeling is een regeling waarbij de werknemer belast loon ruilt voor onbelast loon. Hij kan bijvoorbeeld kiezen voor een beloning in natura, een onbelaste verstrekking, vergoeding of terbeschikkingstelling in plaats van loon in geld.

Let op! Binnen een cafetariaregeling zijn vergoedingen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur niet gericht vrijgesteld, omdat ze niet voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Voor de werknemer heeft een cafetariaregeling 2 voordelen:

• Hij kan de arbeidsvoorwaarden beter afstemmen op zijn persoonlijke behoeften.
• Hij kan beter gebruikmaken van de fiscale mogelijkheden.

Wijziging brutoloon
Als een werknemer gebruik maakt van een cafetariaregeling, dan wijzigt zijn brutoloon. Deze wijziging moet u vastleggen in de arbeidsovereenkomst of een aanvulling daarop.

Een nadeel kan dan zijn dat uitkeringen en verstrekkingen waarvan de hoogte wordt bepaald door het loon in geld, lager worden. Bijvoorbeeld uitkeringen in het kader van de WW, vakantiebijslag en doorbetaald loon bij ziekte.

6. Kan de werkgever de cafetariaregeling gebruiken voor de aanschaf van een (elektrische) fiets ten behoeve van de werknemer?
U (werkgever) kunt de cafetariaregeling ook gebruiken voor een fiets. U kunt uw werknemers dan onder gunstige voorwaarden faciliteiten voor de fiets bieden: krijgt uw werknemer van u een renteloze lening voor de aanschaf van een fiets, dan is het voordeel van deze renteloze lening geen loon voor de werknemer (zie ook paragraaf 4.15.1 Handboek Loonheffingen).

Voorbeeld 1: aanschaf van een fiets
Een werknemer koopt een elektrische fiets van € 1.500. U zet € 1.500 van het brutoloon van de werknemer om in een vergoeding voor de aanschaf van de fiets. Deze aanschafkosten wijst u aan als eindheffingsloon. Als de vrije ruimte niet wordt overschreden, betaalt u daarover geen belasting. Bij een belastingtarief van 40,8% heeft de werknemer een belastingvoordeel van € 612.

Voorbeeld 2: combinatie van aanschaf en gebruik
U verstrekt uw werknemer een renteloze lening van € 1.500 om een fiets te kopen. De werknemer krijgt van u bovendien een vergoeding van € 0,15 per kilometer voor woon-werkverkeer. De woonwerkafstand van de werknemer is 4 kilometer. Per werkdag krijgt hij dus een vergoeding van € 1,20. De werknemer zet deze vergoeding in voor aflossing van de lening. Als de werknemer 20 dagen per maand werkt, krijgt hij maandelijks een vergoeding van € 24. De werknemer heeft de lening van € 1.500 dan na ongeveer 5 jaar terugbetaald.

De aanschaf van de fiets gaat niet ten koste van uw vrije ruimte omdat er sprake is van een lening aan de werknemer die hij moet terugbetalen. De terugbetaling van de lening gaat eveneens niet ten koste van uw vrije ruimte omdat de werknemer de lening aflost met een gerichte vrijstelling (de kilometervergoeding). Het rentevoordeel is onbelast.

7. U (werkgever) heeft een renteloze lening of een lening met een zeer laag rentepercentage aan uw werknemer verstrekt. Valt het rentevoordeel van de werknemer onder de vrije ruimte?
Wanneer u of een met u verbonden vennootschap geld leent aan een werknemer, kan er sprake zijn van een rentevoordeel voor die werknemer. Dit is zo wanneer hij minder rente betaalt over de lening dan bij een kredietverlener. Voor dit rentevoordeel geldt een nihilwaardering bij een personeelslening voor een (elektrische) fiets of een elektrische scooter. Dit geldt ook binnen een cafetariaregeling (zie paragraaf 4.15.1 Handboek Loonheffingen).

Personeelslening voor eigen woning en andere personeelsleningen
Bij alle andere personeelsleningen is het rentevoordeel belast. Bij een personeelslening voor een eigen woning zijn ook de kosten die aan de lening zijn verbonden, belast.

 U berekent het rentevoordeel door een marktconform percentage van het geleende bedrag te nemen. Als uw werknemer rente heeft betaald, trekt u het betaalde rentebedrag af van het marktconforme rentebedrag.

Dit rentevoordeel is belast loon van de werknemer, tenzij u het aanwijst als eindheffingsloon (zie paragraaf 22.2.5 Handboek Loonheffingen).

Let op! Het rentevoordeel inclusief de kosten van een personeelslening voor een eigen woning mag u niet aanwijzen als eindheffingsloon als het gaat om een lening waarvan de rente aftrekbaar is in de inkomstenbelasting. Het rentevoordeel inclusief de kosten zijn dan altijd loon van de werknemer. Uw werknemer kan het belaste rentevoordeel en de kosten aftrekken in de aangifte inkomstenbelasting bij de eigenwoningregeling onder de voorwaarden die daarvoor gelden.

De afspraken die u met uw werknemer hebt gemaakt over de aflossing van de lening, bepalen wanneer u het rentevoordeel moet aangeven. Als uw werknemer bijvoorbeeld maandelijks aflost door betaling of verrekening, moet u het rentevoordeel ook maandelijks aangeven. Lost uw werknemer ergens in het jaar een gedeelte af, dan geeft u het rentevoordeel aan in de aangifte over dat tijdvak. Voor het rentevoordeel van de personeelslening voor een eigen woning mag u ook elk aangiftetijdvak een zo goed mogelijk geschat bedrag aan rentevoordeel aangeven. In het laatste aangiftetijdvak van het jaar verrekent u dan het daadwerkelijke rentevoordeel.

8. Welke gerichte vrijstellingen zijn er?
Er zijn gerichte vrijstellingen voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van:

• vervoer (zie hoofdstuk 21 Handboek Loonheffingen)
• tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen (zie paragraaf 1.1 Handboek Loonheffingen) en maaltijden (zie paragraaf 22.1.1 Handboek Loonheffingen)
• Maaltijden (zie paragraaf 22.1.2 Handboek Loonheffingen)
• cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk (zie paragraaf 22.1.3 Handboek Loonheffingen)
• studie- en opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning van verworven competenties (evc-procedures) (zie paragraaf 22.1.4 Handboek Loonheffingen)
• verhuizingen (zie paragraaf 22.1.5 Handboek Loonheffingen)
• extraterritoriale kosten (zie paragraaf 22.1.6 Handboek Loonheffingen)
• gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium (zie paragraaf 22.1.7 Handboek Loonheffingen)
• korting op producten uit eigen bedrijf (zie paragraaf 22.1.8 Handboek Loonheffingen)
• arbovoorzieningen (zie paragraaf 22.1.9 Handboek Loonheffingen)
• hulpmiddelen (zie paragraaf 22.1.10 Handboek Loonheffingen)

 9. De kosten van tijdelijk verblijf zijn vrijgesteld. Maar wat is tijdelijk verblijf?
Vergoedt of verstrekt u aan uw werknemer kosten van tijdelijk verblijf, dan rekent u daarvoor niets tot het loon. In de volgende 2 gevallen is er sprake van tijdelijk verblijf:

• Het gaat om een ambulante werknemer (zie hierna bij ‘Ambulante werknemers’).
• De werknemer reist heen en weer tussen een tijdelijke verblijfplaats en zijn werkplek, omdat er zakelijke redenen zijn om (nog) niet bij de plaats van zijn werk te gaan wonen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij tijdelijke projecten of zolang de werknemer in de wettelijke proeftijd zit.

Zodra er geen sprake meer is van tijdelijk verblijf, mag u de kosten van het verblijf niet meer onbelast vergoeden. De vergoeding is dus loon van de werknemer vanaf het moment dat hij niet meer ambulant is. Of als er geen zakelijke redenen meer zijn om niet bij de werkplek te wonen. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen (zie paragraaf 10.1.3 Handboek Loonheffingen).

Ambulante werknemers
Een werknemer is ambulant als hij vanuit zijn woning naar steeds verschillende arbeidsplaatsen reist. Een werknemer is ook ambulant als hij doorgaans op ten minste 1 dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en dezelfde arbeidsplaats en hij dat doet op maximaal 20 dagen (het 20-dagencriterium).

U moet het 20-dagencriterium beoordelen over de zogenoemde referentieperiode. Deze periode begint in de week waarin de werknemer voor het eerst naar de arbeidsplaats reist, en eindigt in de week waarin hij voor het laatst naar deze plaats reist. Bij incidentele onderbrekingen loopt de referentieperiode door. Bij lange onderbrekingen begint de referentieperiode opnieuw. Van een langdurige onderbreking is sprake als de werknemer niet naar dezelfde arbeidsplaats reist gedurende 1 of meer van de volgende periodes:

• 2 of meer aaneensluitende weken, anders dan wegens verlof en/of ziekte, in een periode van 26 weken of minder
• 3 of meer aaneensluitende weken, anders dan wegens verlof en/of ziekte, in een periode van meer dan 26 weken
• 6 of meer aaneensluitende weken wegens verlof en/of ziekte

10. Eén keer per week hebben mijn werknemers een lunchvergadering. Ik zorg voor de lunch, die bestaat uit broodjes, fruit en drinken. Is deze lunch belast?
Een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is gericht vrijgesteld. Een lunch met alleen werknemers is in het algemeen niet meer dan bijkomstig zakelijk. Ook niet als zij daarbij over het werk praten. Maar als de vergadering duidelijk een zakelijk karakter heeft, is er wel sprake van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter. Een vergoeding of verstrekking van de maaltijd is dan onbelast (22.3.1 Handboek Loonheffingen).

Van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is sprake bij:

• al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden
• therapeutisch mee-eten
• werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens

Als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, is er in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd.

11. Een van mijn werknemers is gedetacheerd bij een klant. Naast € 0.23 per kilometer voor zakelijke ritten met zijn eigen auto vergoed ik hem de kosten die hij maakt om bij deze klant te parkeren. Is deze vergoeding belast loon?
Ja. Een reiskostenvergoeding van maximaal € 0.23 per kilometer is gericht vrijgesteld. Dit bedrag is ook bestemd om eventuele parkeerkosten te betalen. Als u naast de € 0.23 per kilometer de parkeerkosten vergoedt, is deze vergoeding belast loon (zie paragraaf 23.1.4 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’). U kunt de parkeervergoeding aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 10.3.1 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

12. Kan ik bij alle werknemers gerelateerde kosten kiezen voor eindheffingsloon of loon van de werknemer?
Bij een aantal vormen van loon kunt u niet kiezen voor eindheffingsloon of loon van de werknemer.

 Altijd eindheffingsloon zijn:

• vergoedingen voor postactieve werknemers voor de aanschaf van producten uit uw eigen bedrijf of uit het bedrijf van een verbonden vennootschap
• verstrekkingen voor postactieve werknemers die u of een verbonden vennootschap ook aan uw actieve werknemers geeft, zoals een kerstpakket (zie paragraaf 4,2 Handboek Loonheffingen)

 Altijd loon van de werknemer zijn:

• een auto van de zaak (behalve de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen van die auto)
• een (dienst)woning (behalve het pied-à-terre en de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen voor de woning, zie paragraaf 4.2 Handboek Loonheffingen)
• de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die u niet als eindheffingsloon hebt aangewezen (zie paragraaf 4.2 Handboek Loonheffingen)
• vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor criminele activiteiten
• het deel van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen dat boven de 30%-grens van de gebruikelijkheidstoets uitkomt
• vergoedingen voor een boete die de werknemer heeft gekregen
• loon uit vroegere dienstbetrekking
• het rentevoordeel inclusief de kosten van een personeelslening voor een eigen woning waarvan de rente (inclusief de kosten) aftrekbaar is in de inkomstenbelasting

13. Hoe kan ik een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aanwijzen als eindheffingsloon?
Uit uw administratie moet blijken dat u een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aanwijst als eindheffingsloon. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door het eindheffingsloon op te nemen in een personeelshandboek of in de arbeidsovereenkomst. In de cao kunnen ook afspraken over vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen staan. Kosten zoals personeelsfeesten, kerstpakketten en dergelijke kunt u op één grootboekrekening boeken met als omschrijving personeelsverstrekkingen/uitjes eindheffingsloon.

14. Hoe moet ik de gebruikelijkheidstoets uitvoeren?
Bij het aanwijzen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen als eindheffingsloon (bijvoorbeeld door ze in uw administratie op te nemen als eindheffingsloon) mogen die vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dit noemen we de gebruikelijkheidstoets. Het moet dus gebruikelijk zijn dat uw werknemer vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang belastingvrij krijgt en dat u de loonbelasting/premie volksverzekeringen via de eindheffing voor uw rekening neemt.

Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk. De afwijking van 30% geldt niet voor dit bedrag.

 Let op! Het bedrag van € 2.400 geldt in alle redelijkheid, dus bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet op het minimumloon of als stagiair.

Bij de gebruikelijkheidstoets kijkt u in ieder geval naar:

• de soort vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen en de waarde ervan
• de hoogte van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen
• wie de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen krijgen
• de vraag of tariefsvoordeel een doorslaggevende rol speelt bij de aanwijzing als eindheffingsloon

De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties. Als u twijfelt, doet u het volgende:

• U beoordeelt de aanwijzing als eindheffingsloon van iedere vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling op gebruikelijkheid. Toets de aanwijzing in ieder geval aan de bovenstaande 4 criteria.
• U beoordeelt in de loop van het kalenderjaar het totaal van alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Als dit totaal meer dan 30% ongebruikelijk is, is het bedrag boven de 30%-grens loon van de werknemer. Dat kan dus ook al bij de eerste vergoeding, verstrekking of terbeschikking-stelling het geval zijn.

Als de Belastingdienst van mening is dat de aanwijzing als eindheffingsloon van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen ongebruikelijk is, moet de Belastingdienst dat aantonen. U kunt dan toelichten waarom de aanwijzing als eindheffingsloon toch gebruikelijk is.

Voorbeeld 1
U geeft enkele werknemers elk jaar een belaste bonus van € 6.000. Deze werknemers krijgen dan netto elk ongeveer € 3.000. Dit jaar geeft u dezelfde werknemers dezelfde bonus, maar dan onbelast. Iedere werknemer krijgt dan netto € 6.000. U mag de bonus dan niet aanwijzen als eindheffingsloon, omdat dit ongebruikelijk is.

Voorbeeld 2
U geeft een van uw werknemers een elektrische fiets van € 1.000. Deze werknemer komt op deze fiets naar het werk. U mag de verstrekking van de fiets aanwijzen als eindheffingsloon. Want het is niet ongebruikelijk om een fiets met zo’n waarde te verstrekken en aan te wijzen als eindheffingsloon.

Voorbeeld 3
Een bedrijf heeft behalve een directeur-grootaandeelhouder (dga) geen andere werknemers. De dga krijgt een vergoeding voor zijn werk van € 250.000. Het bedrijf bestempelt € 100.000 als loon van de dga en wijst de overige € 150.000 aan als eindheffingsloon. Het is duidelijk dat zo’n ‘knip’ ongebruikelijk is.

Voorbeeld 4
U geeft uw werknemers met kerst een kerstpakket. De directeur heeft net zijn vliegbrevet gehaald en hij vertelt altijd gepassioneerd over zijn hobby. U geeft de directeur met kerst een zelfbouwpakket van een sportvliegtuig van € 25.000. Een kerstpakket van € 25.000 is niet gebruikelijk: de waarde van het pakket wijkt meer dan 30% af van de waarde van pakketten die andere werkgevers in vergelijkbare omstandigheden aan hun directeuren geven. Het is dus ook niet gebruikelijk om dit kerstpakket volledig als eindheffingsloon aan te wijzen. U rekent het deel van de verstrekking dat meer dan gebruikelijk is, tot het loon van de directeur.

15. Hoe moet ik de eindheffing werkkostenregeling in de administratie verwerken?
Voor de eindheffing werkkostenregeling (zie hoofdstuk 8 Handboek Loonheffingen) moet u in ieder geval het volgende in uw administratie bijhouden:

• op collectief niveau:
  • alle loonbestanddelen die u aanwijst als eindheffingsloon
  • de berekening van de eindheffing als u boven de vrije ruimte uitkomt
• per werknemer: gerichte vrijstellingen, die u hebt aangewezen als eindheffingsloon

U houdt alle loonbestanddelen die u aanwijst als eindheffingsloon dus op collectief niveau bij in uw administratie, ook als het gaat om eindheffingsloon voor een gerichte vrijstelling. U boekt het eindheffingsloon niet per werknemer in de loonstaat. Zie paragraaf 4.6 Handboek Loonheffingen voor meer informatie over vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen.

Als u gebruikmaakt van een gerichte vrijstelling, moet u dit eindheffingsloon bovendien per werknemer opnemen in uw administratie, maar niet in de loonstaat. Vergoedt of verstrekt u meer dan het normbedrag dat voor de gerichte vrijstelling geldt, dan is er sprake van een bovenmatig deel van de gerichte vrijstelling. Wijst u ook dit bovenmatige deel geheel of gedeeltelijk aan als eindheffingsloon, dan neemt u ook dat deel op collectief niveau in uw administratie op als eindheffingsloon. Behandelt u het bovenmatige deel geheel of gedeeltelijk als loon van de werknemer? Dan boekt u dat deel in zijn loonstaat. Zie paragraaf 11 Handboek Loonheffingen voor meer informatie over gerichte vrijstellingen.

16. Hoe werkt de werkkostenregeling bij een fiscale eenheid?
De Loonheffingen kennen geen fiscale eenheid. De eindheffing van de werkkostenregeling wordt per werkgever berekend. U mag deze eindheffing wel op concernniveau berekenen. Binnen het concern berekent u de vrije ruimte door het totale fiscale loon van elke inhoudingsplichtige die deel uitmaakt van het concern, bij elkaar op te tellen. In deze collectieve vrije ruimte kunt u alle door de concern-onderdelen aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen opnemen. Alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die de concernonderdelen aanwijzen als eindheffingsloon, zet u uiteindelijk af tegen de totale vrije ruimte van het concern. Het concernonderdeel met het hoogste fiscale loon moet eindheffing betalen over het bedrag dat boven de collectieve vrije ruimte uitkomt (zie paragraaf 10.2 Handboek Loonheffingen)

17. Wanneer is er sprake van een concern?
U kunt de concernregeling alleen toepassen als alle deelnemende concernonderdelen het hele kalenderjaar een concern vormen. Concernonderdelen die tijdens het kalenderjaar deel worden van het concern of uit het concern verdwijnen, vallen dus buiten de concernregeling. Er is sprake van een concern als:

• u een belang van ten minste 95% in een andere werkgever hebt
• een andere werkgever een belang van ten minste 95% in u heeft
• een derde een belang heeft van ten minste 95% in u en daarnaast een belang van ten minste 95% in een andere werkgever

Stichtingen die financieel, organisatorisch en economisch zodanig met elkaar zijn verweven dat zij een eenheid vormen, komen ook in aanmerking voor de concernregeling. Er is sprake van zo’n stichting als aan de volgende 2 voorwaarden is voldaan:

• Een stichting heeft het recht om nieuwe bestuursleden van een andere stichting te benoemen.
• Een stichting heeft recht op het vermogen van een andere stichting als die ophoudt te bestaan.

18. Ik ben aannemer en geef aan mijn werknemers op grond van de cao een daggeldvergoeding voor de kosten van kleding, laarzen en dergelijke. Is deze vergoeding belast loon?
Ja. Een vergoeding voor kleding, laarzen en dergelijke is niet gericht vrijgesteld. De vergoeding kunt u aanwijzen als eindheffingsloon. Kleding die u ter beschikking stelt aan uw werknemers, is onder voorwaarden wel op nihil gewaardeerd (zie paragraaf 22 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

19. Ik ben directeur-grootaandeelhouder (dga) van mijn bv. De bv heeft geen ander personeel. Mag de bv een vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon die meer bedraagt dan de vrije ruimte?
Ja, dat kan. Over het gedeelte van de vergoeding dat boven de vrije ruimte uitkomt, betaalt u wel 80% eindheffing. Bovendien moet de vergoeding die u wilt aanwijzen als eindheffingsloon, aan de gebruikelijkheidstoets voldoen. Stel, de vergoeding voor de dga is € 250.000. De bv bestempelt € 100.000 als loon van de dga en wijst de overige € 150.000 aan als eindheffingsloon. Het is duidelijk dat zo’n ‘knip’ ongebruikelijk is (zie paragraaf 4.2 Handboek Loonheffingen).

 20. Ik ben directeur-grootaandeelhouder van mijn bv. De bv heeft geen ander personeel. Kan de bv jaarlijks de volledige vrije ruimte aan mij toekennen?
Ja (zie paragraaf 4.2 Handboek Loonheffingen).

21. Ik beschik over meerdere kantoorpanden. Ik organiseer een personeelsfeest voor alle werknemers in 1 van mijn kantoorpanden. Is dit kantoorpand ook een werkplek voor de werknemers die daar normaal gesproken niet werken?
Ja. Voor een personeelsfeest is dit kantoorpand ook voor de andere werknemers een werkplek indien u de concernregeling toepast (zie paragraaf 22.2.3 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

22. Ik betaal een ongevallenverzekering voor mijn werknemer. Is dit belast?
Dat hangt af van de situatie. Er zijn 2 mogelijkheden:

• Uw werknemer heeft zelf een ongevallenverzekering afgesloten en u vergoedt de premie. De vergoeding van de premie is belast loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.
• U hebt voor uw werknemer een ongevallenverzekering afgesloten. U betaalt de premie en uw werknemer kan aanspraak maken op de uitkering bij een ongeval. Het deel van de premie dat u betaalt voor de aanspraak op uitkeringen bij overlijden of invaliditeit, is vrijgesteld. Zie voor meer informatie hierover paragraaf 4.12.3 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’. Het deel van de premie dat u betaalt voor de aanspraak op andere uitkeringen, is belast. Maar u kunt dit deel van de premie ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Zie voor meer informatie over eindheffingsloon paragraaf 4.16.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’.

23. Ik bied mijn werknemers stoelmassages aan onder werktijd. Deze mogelijkheid staat in het arboplan. Mijn werknemers moeten voor de massage een eigen bijdrage betalen. Is de stoelmassage onbelast?
Nee. De gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen geldt niet voor de massage, omdat uw werknemers een eigen bijdrage moeten betalen (zie paragraaf 20.1.10 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

24. Ik ga voor het eerst personeel aannemen. Welke fiscale zaken komen daarbij kijken?
Als u personeel in dienst neemt, moet u Loonheffingen inhouden en betalen. Onder Loonheffingen vallen bijvoorbeeld loonbelasting, premies en de bijdrage voor de zorgverzekering. Personeel kost dus meer dan alleen salaris. U moet een loonadministratie voeren en voor iedere werknemer een loonstaat bijhouden en loonstroken en jaaropgaven verstrekken. Voor meer informatie kunt u vrijblijvend contact opnemen met onze salarisadministratie ( 024-3605599).

25. Ik geef een medewerker een mobiele telefoon. Volgens het noodzakelijkheidscriterium mag hij deze houden bij uitdiensttreding als hij de restwaarde betaalt aan mij. Hoe bereken ik de restwaarde van een mobiele telefoon?
De restwaarde is de waarde in het economische verkeer van de mobiele telefoon op het moment van uitdiensttreding. U kunt bijvoorbeeld gebruikmaken van veilingsites om te bepalen wat de restwaarde is.

26. Ik geef iedere werkdag een lunch aan mijn werknemers. Hiervoor tel ik een bedrag van € 3,90 bij. Mag ik voor deze bijtelling rekenen met de 214 werkdagen die worden gebruikt bij de berekening van de onbelaste vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer?
Als u aannemelijk kunt maken dat uw werknemers op jaarbasis 214 lunches van u krijgen, kunt u daarvan uitgaan. U kunt bij uw belastingkantoor nagaan of u dit aannemelijk kunt maken. Het is ook mogelijk dat de werkelijke kosten lager zijn dan het normbedrag, in dat geval kunt u de lagere werkelijke kosten als eindheffingsloon toewijzen.

27. Ik geef mijn werknemers sinds 1 januari 2024 een maandelijkse vergoeding voor het gebruik van hun eigen gereedschap. Dit gereedschap hebben zij nodig voor hun werk. Is deze vaste kostenvergoeding onbelast?
Ja, voor zover de vaste vergoeding voldoet aan de daaraan gestelde voorwaarden (zie paragraaf 23.1.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’) en u dit gereedschap nodig vindt voor het werk (zie paragraaf 23.1.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

28. Ik geef niet alleen aan mijn eigen personeel een kerstpakket, maar ook aan de uitzendkrachten. Kan ik het kerstpakket van de uitzendkrachten ook aanwijzen als eindheffingsloon?
De werkkostenregeling geldt alleen voor uw eigen werknemers. Uitzendkrachten die u inhuurt, vallen daar niet onder. Er is wel een andere eindheffingsmogelijkheid voor kerstpakketten die u verstrekt aan niet-werknemers (zie paragraaf 25.4 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

29. Ik heb een verdieping gehuurd in een bedrijfsverzamelgebouw waarin meerdere ondernemers zitten. In het gebouw zit een kantine met een cateraar, waar mijn werknemers zelf maaltijden en andere consumpties kopen. Ik heb met de cateraar afgesproken dat mijn werknemers een kleine korting krijgen, waarvoor ik een bedrag aan de cateraar betaal. Geldt het normbedrag voor maaltijden voor mijn werknemers?
Nee, in deze situatie verstrekt u geen maaltijden. De korting is wel belast loon (zie paragraaf 22.1.9 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’). U kunt dit voordeel aanwijzen als eindheffingsloon.

30. Ik heb geen keuze gemaakt tussen eindheffingsloon of loon van de werknemer. Kan ik een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling later nog aanwijzen als eindheffingsloon?
U maakt de keuze tussen eindheffingsloon en loon van de werknemer uiterlijk op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Hebt u eenmaal een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief. U kunt vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen dus niet met terugwerkende kracht aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 10.1.3 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’). Hierop is wel één uitzondering: hebt u de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling per ongeluk verkeerd in uw administratie opgenomen, dan mag u deze fout herstellen.

31. Ik heb gemeld dat ik geen personeel meer in dienst heb. Kan ik nu stoppen met het doen van aangifte Loonheffingen?
Zodra de Belastingdienst uw melding heeft verwerkt, krijgt u hiervan automatisch bericht. Tot die tijd blijft u (nihil)aangifte Loonheffingen doen. Doet u dit niet, dan krijgt u een naheffingsaanslag (boete).

32. Ik heb in 2006 een kostenonderzoek gedaan. Dit is goedgekeurd door de Belastingdienst. Moet ik nu opnieuw kostenonderzoek uitvoeren?
Nee, dat is niet verplicht. Afspraken die u in het verleden met de Belastingdienst heeft gemaakt over vergoedingen die nu vallen onder de intermediaire kosten of gerichte vrijstellingen, lopen gewoon door als de omstandigheden waarop u de vergoeding destijds hebt gebaseerd, gelijk zijn gebleven (zie paragraaf 4.12.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’). Als uw afspraak met de Belastingdienst een einddatum heeft, moet u op dat moment een nieuw kostenonderzoek doen.

33. Ik huur de 1e verdieping van een pand in een bedrijfsverzamelgebouw waarin meerdere werkgevers zitten. Op 1 van de verdiepingen is een gezamenlijke ruimte waarvan alle huurders (kosteloos) gebruik kunnen maken. Als ik een feest organiseer in deze ruimte, geldt de nihilwaardering voor personeelsfeesten op de werkplek dan ook?
Als u deze ruimte bij de werkplek reserveert, bent u daar waarschijnlijk verantwoordelijk voor en hoort deze als algemene ruimte bij de werkplek. Dan geldt de nihilwaardering ook voor deze ruimte (zie paragraaf 22.2.3 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

34. Ik huur een verdieping in een bedrijfsverzamelgebouw. Ik huur daarbij ook een aantal parkeerplaatsen op de 1e verdieping van het gebouw. Is het gebruik van deze parkeerplaatsen belast loon?
Parkeergelegenheid in de omgeving van de werkplek is onbelast als uw werknemers er een auto van de zaak parkeren. Dan is er sprake van intermediaire kosten. Het gebruik van de parkeergelegenheid is ook onbelast als uw werknemers er met hun eigen auto parkeren en u er verantwoordelijk voor bent. Dat wil zeggen dat een werknemer u met succes aansprakelijk kan stellen als door uw nalatigheid bijvoorbeeld zijn auto op deze parkeergelegenheid beschadigd raakt (zie paragraaf 23.10 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

35. Ik huur voor mijn werknemers een aantal vaste parkeerplaatsen in een parkeergarage in de buurt van mijn kantoor. De werknemers komen naar kantoor met hun eigen vervoermiddelen. Is het gebruik van deze parkeerplaatsen belast loon voor mijn werknemers?
Voor andere parkeerplaatsen en garages die uw werknemers gebruiken, hebt u geen (arbo)verantwoordelijkheid. Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van parkeergelegenheid bij het werk, bijvoorbeeld met een parkeerkaart voor het parkeren bij een klant, is in deze gevallen loon van de werknemer voor zover dit loon samen met een kilometervergoeding van u (of een vast bedrag) hoger is dan € 0,23 per kilometer (zie paragraaf 23.1.4 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’). Deze parkeervoorzieningen waardeert u op de waarde in het economische verkeer of de factuurwaarde. Maar u mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

36. Ik laat tijdens koopavonden altijd een maaltijd bezorgen voor mijn winkelpersoneel. Is het normbedrag voor maaltijden van € 3,90 van toepassing?
Nee. Maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter zijn gericht vrijgesteld. Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij koopavonden (zie paragraaf 22.1.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’). De maaltijd is dus onbelast.

37. Ik maak gebruik van de werkkostenregeling. Mijn werknemer declareerde in januari 2024 kosten over december 2023 die niet gericht zijn vrijgesteld. Kan ik de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon?
Ja, dat kan. Want voor de loonbelasting geldt het kasstelsel. Voor de vergoeding geldt de wetgeving van het moment waarop de vergoeding vorderbaar en inbaar is, in dit geval januari 2024. Vergoedingen voor kosten die niet gericht zijn vrijgesteld, zijn loon van uw werknemer. Maar u kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. Dat geldt ook voor deze jaargrensoverschrijdende vergoeding: u wijst het loon in 2024 aan als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.16.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

38. Ik organiseer een 3-daagse reis naar Barcelona voor al mijn personeel om het bedrijfsjubileum te vieren. Is dit belast loon voor mijn werknemers?
Zo’n reis heeft overwegend een consumptief karakter en de factuurwaarde (inclusief btw) is belast loon. U kunt dit loon aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 22.2.3 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

39. Ik organiseer een personeelsfeest op de werkplek. Naast hapjes en drankjes is er ook een lopend buffet. Is er sprake van belast loon voor mijn werknemers?
Voor de consumpties geldt een nihilwaardering. Bij een lopend buffet is sprake van een maaltijd. Hiervoor rekent u € 3,90 tot het loon. U kunt dit loon aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.16.2 en 22.2.3 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

40. Ik organiseer een teamuitje op een externe locatie. De partners van mijn werknemers zijn ook uitgenodigd. Is de deelname van de partner belast loon voor mijn werknemer?
Ja. Bij een teamuitje met partners staat niet het zakelijke karakter voorop. De deelname van de werknemers én die van de partners vormt loon. U kunt de kosten van de deelname ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.16.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

41. Ik organiseer een teamuitje voor mijn personeel. De werknemers gaan met elkaar paintballen van 14.00 tot 17.00 uur en dineren tussen 18.00 en 20.00 uur. Is er sprake van belast loon voor de werknemers?
Bij de beoordeling van het karakter van een extern gehouden activiteit is de invulling van het totale programma doorslaggevend. Overheerst het zakelijke karakter, dan geldt voor de totale kosten van de activiteit de gerichte vrijstelling voor kosten van tijdelijk verblijf en reiskosten.

Een teamuitje heeft normaal een consumptief karakter en is dan belast loon. Bij paintballen is dat zeker het geval. De kosten van het paintballen en het diner zijn dan belast loon. U kunt dit loon aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 22.2.3 en 22.3.1 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’). Onder omstandigheden kan het consumptieve karakter bij een teamuitje ontbreken, zoals bij een bezoek van zorgmedewerkers aan een zorgboerderij.

42. Ik organiseer een zakelijk evenement voor mijn zakenrelaties. Ook mijn werknemers nemen hieraan deel. Moet ik iets bij hun salaris tellen?
Nee. Bij een evenement waarvan het zakelijk karakter overheerst en het feestelijke karakter niet meer dan bijkomstig is, hoeft u niets tot het loon te rekenen. De kosten van het evenement zijn kosten van tijdelijk verblijf en de vergoeding daarvoor is gericht vrijgesteld. Een voorbeeld daarvan is een seminar, dat wordt afgesloten met een hapje en een drankje.

43. Ik organiseer ieder jaar extern een nieuwjaarsbijeenkomst voor mijn personeel. Hierin kijk ik terug op het afgelopen jaar en zet ik het toekomstige beleid uiteen voor het nieuwe jaar. Na afloop is er een hapje en een drankje en kunnen collega’s elkaar een gelukkig nieuwjaar wensen. Is er sprake van belast loon voor mijn werknemers?
Bij de beoordeling van het karakter van een extern gehouden activiteit is de invulling van het totale programma doorslaggevend. Overheerst het zakelijke karakter, dan geldt voor de totale kosten van de activiteit de gerichte vrijstelling voor kosten van tijdelijk verblijf en reiskosten.

Een nieuwjaarsbijeenkomst heeft normaal een overwegend consumptief karakter en dus zijn de kosten daarvoor belast loon. Afhankelijk van het programma en de duur van de onderdelen kan dit anders zijn. Of dit bij u het geval is, kunt u navragen bij uw belastingkantoor.

44. Ik organiseer regelmatig ontbijtsessies op een externe locatie waarin de directie mededelingen doet aan het personeel. Vormt dit belast loon voor de werknemer?
Bij de beoordeling van het karakter van een extern gehouden activiteit is de invulling van het totale programma doorslaggevend. Overheerst het zakelijke karakter, dan geldt voor de totale kosten van de activiteit de gerichte vrijstelling voor kosten van tijdelijk verblijf en reiskosten.

Als de ontbijtsessie vooral een zakelijk karakter heeft, geldt de gerichte vrijstelling voor kosten van tijdelijk verblijf (zie paragraaf 22.1.1 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’). Dit betekent dat u de eventuele reiskosten tot € 0,23 per km onbelast mag vergoeden en dat het ontbijt geen belast loon is.

45. Ik organiseer voor mijn werknemers een externe studiedag van 9.00 tot 17.00 uur met aansluitend een groot feest, een lopend buffet en een optreden van een beroemd artiest. Kan ik dit onbelast doen?
Als u de activiteit extern houdt, is de invulling van het programma doorslaggevend bij de beoordeling van het karakter en of u dit onbelast kunt doen.

Studiedagen zijn gericht vrijgesteld. De lunch en de reiskosten maken daarvan deel uit en kunt u daarom ook onbelast verstrekken (zie paragraaf 22.1.3 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

Het feest is zonder meer een aparte activiteit en heeft vooral een consumptief karakter. De kosten van dit feest zijn loon voor uw werknemers. U kunt dit loon als eindheffingsloon aanwijzen. Het gaat hierbij om de kosten voor het lopende buffet, het optreden van de beroemde artiest en eventuele andere consumpties.

46. Ik run een kinderdagverblijf. Mijn werknemers lunchen verplicht mee met de kinderen. Ik zorg voor de lunch. Is de lunch belast voor mijn werknemers?
Maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter zijn gericht vrijgesteld. Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij therapeutisch mee-eten zoals het geval is bij een kinderdagverblijf (zie paragraaf 22.1.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’). De lunch die u geeft, is dus onbelast.

47. Ik run een restaurant. Mijn koks werken 5 dagen per week van 13.00 tot 23.00 uur. Iedere werkdag eten wij met zijn allen een warme maaltijd voordat de gasten komen. Zijn deze maaltijden belast ?
Maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter zijn gericht vrijgesteld. Hiervan is sprake als uw werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten (zie paragraaf 22.1.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’). Dit is in uw restaurant het geval. De maaltijden voor uw koks zijn daarom onbelast.

48. Ik stel standaard fruit beschikbaar voor zowel werknemers als bezoekers. Moet ik iets bij het loon tellen voor dit fruit?
Nee, voor kleine consumpties op de werkplek geldt een nihilwaardering (zie paragraaf 22.2.3 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

49. Ik vergoed de kosten van internet thuis aan mijn werknemer. De vergoeding voldoet aan de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium. Mijn werknemer heeft een 3-in-1-pakket (internet, telefoon en televisie) gekocht bij een provider. Hoe bepaal ik het bedrag dat ik onbelast mag vergoeden?
U moet bepalen welk deel van de factuur voor de internetaansluiting is. Eventueel gaat u na wat de provider rekent voor een apart abonnement voor internet. Dat gedeelte kunt u onbelast vergoeden. Als u de rest ook vergoedt, dan is dat belast loon. U kunt dat aanwijzen als eindheffingsloon.

50. Ik vergoed de kosten van werkschoenen aan mijn werknemer. Mijn werknemer mag zelf de schoenen uitzoeken voor een bedrag van maximaal € 80 inclusief btw. Mijn werknemer kiest voor een duurder paar (deze zitten lekkerder). Is de vergoeding van € 80 belast?
Dat hangt er vanaf. Een vergoeding van werkschoenen is normaal niet gericht vrijgesteld. Gaat het om schoenen die deel uitmaken van uw arboplan, bijvoorbeeld veiligheidsschoenen, dan zijn ze wel gericht vrijgesteld.

Als de schoenen gericht vrijgesteld zijn, mag uw werknemer niet zelf bijdragen aan de schoenen. Maar als uw werknemer duurdere werkschoenen koopt en de meerkosten voor zijn rekening neemt, is dat geen probleem (zie paragraaf 22.1.9 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

51. Ik vergoed de premie van de bestuurdersaansprakelijksheidsverzekering die mijn bestuurder zelf heeft afgesloten. Is deze vergoeding loon voor mijn bestuurder?
Ja, deze vergoeding is belast loon. U kunt de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.16.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

52. Ik vergoed mijn werknemer € 0,28 per kilometer voor zakelijke reizen die hij maakt met zijn eigen auto. Kan ik het bovenmatige deel aanwijzen als eindheffingsloon?
Ja, dat kan. U mag uw werknemer voor zakelijke reizen die hij maakt met zijn eigen auto, maximaal € 0,23 per kilometer onbelast vergoeden. Als u hem € 0,28 per kilometer vergoedt, is € 0,05 per kilometer loon van uw werknemer. Maar u mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.16.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

53. Ik vergoed mijn werknemers een abonnement op een sportschool naar keuze. Het sporten vindt plaats in eigen tijd. Ik neem deze mogelijkheid op in mijn arboplan. Kan de vergoeding van het abonnement op de sportschool onbelast blijven?
Nee, de vergoeding is belast loon. Een fitnessvoorziening is alleen onbelast als deze wordt verstrekt op de werkplek of als het in redelijkheid een arbovoorziening is (zie paragraaf 22.1.9 en 22.2.1 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

Als u in de arbeidsomstandigheden risico’s ziet voor de gezondheid van uw werknemers en u wilt deze risico’s met een gericht fitnessprogramma in uw arboplan voorkomen of wegnemen, dan is de fitnessvoorziening gericht vrijgesteld. Gewoon fitness is hierbij niet voldoende. Uw werknemers moeten een gericht arbofitnessprogramma volgen dat samenhangt met de bijzondere risico’s of eisen van de functie. Hierbij past geen vrijblijvendheid van de werknemer: de werknemer moet aan het arbofitnessprogramma meedoen. Om de vrijstelling te kunnen gebruiken moet u de kosten van de arbovoorziening volledig voor uw rekening nemen en dus geen eigen bijdrage van de werknemer vragen.

54. Ik wil gebruikmaken van gerichte vrijstellingen. Moet ik de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen dan eerst als eindheffingsloon aanwijzen? En moet ik dat op individueel of collectief niveau doen?
Ja, u moet dan de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen eerst als eindheffingsloon aanwijzen. Wij zien dit in uw administratie doordat u daar een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling als eindheffingsloon hebt opgenomen. Dat aanwijzen kunt u per individuele werknemer of op collectief niveau voor alle werknemers tegelijk doen. Voordat u de eindheffing berekent, trekt u de gerichte vrijstellingen en uw vrije ruimte van het aangewezen eindheffingsloon af (zie paragraaf 10.1.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

55. Ik wil mijn werknemer een cursus aanbieden om zich voor te bereiden op zijn pensioen. Geldt hiervoor een gerichte vrijstelling?
Dat hangt af van de feiten en omstandigheden. In de praktijk verschillen prepensioencursussen sterk van omvang en inhoud. Als de cursus vergelijkbaar is met outplacement – voorbereiding op een nieuwe levensfase – geldt hiervoor een gerichte vrijstelling. Heeft de cursus meer een recreatief karakter, dan is er geen vrijstelling van toepassing. De vergoeding of verstrekking van zo’n cursus is loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. Wij kunnen op uw verzoek beoordelen in hoeverre u de cursus onbelast kunt vergoeden of verstrekken.

56. Ik zorg elke dag voor een lunch in de vorm van een aantal broden, beleg, fruit en melk. Luncht een werknemer mee, dan betaalt hij een bedrag van € 1,50. Dit zijn de gemiddelde kosten van de lunch per persoon. Moet ik iets bijtellen bij het salaris van mijn werknemers?
Ja. Per maaltijd moet u in 2024 € 3,90 tot het loon van uw werknemer rekenen. De eigen bijdrage mag u aftrekken van de € 3,90. In uw situatie rekent u dus € 3,90 – € 1,50 = € 2.40 tot het loon (zie paragraaf 22.3.1 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’). U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 10.1.3 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’)

57. Is de kantoorruimte thuis waar mijn werknemer altijd werkt, een werkplek?
Dit hangt ervan af. De kantoorruimte is een werkplek als deze aan alle volgende voorwaarden voldoet:

• De ruimte is een zelfstandig gedeelte van de woning: de ruimte heeft bijvoorbeeld een eigen opgang en eigen sanitair.
• U hebt met uw werknemer een reële (zakelijke) huurovereenkomst, waardoor alleen u bepaalt wie de ruimte gebruikt.
• Uw werknemer werkt in die ruimte.

Zie voor meer informatie over de voorwaarden paragraaf 22.2.8 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’.

58. Is een vrijdagmiddagborrel op kantoor belast?
Nee, voor consumpties op de werkplek geldt een nihilwaardering (zie paragraaf 22.2.3 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

59. Mag ik de auto van de zaak van mijn werknemer aanwijzen als eindheffingsloon?
Nee, de auto van de zaak is verplicht loon van uw werknemer. Alleen de buitengewone beveiligingsmaatregelen van die auto zijn geen verplicht loon van uw werknemer. U kunt dit loon aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.16.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

60. Mag ik de vrije ruimte gebruiken voor 1 personeelslid of moet ik de vrije ruimte verdelen over mijn personeel?
U bepaalt zelf welke vergoedingen, verstrekking of terbeschikkingstelling u aanwijst als eindheffingsloon. Maar deze vrijheid kan beperkt worden door het arbeidsrecht en door de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. Op grond van de gebruikelijkheidstoets kunt u alleen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aanwijzen als eindheffingsloon voor zover deze niet meer dan 30% afwijken van wat gebruikelijk is onder vergelijkbare omstandigheden (zie paragraaf 4.16.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

61. Mijn bedrijf heeft verschillende vestigingen. Ik organiseer zelf de kinderopvang voor alle werknemers bij 1 van onze vestigingen. Is er dan voor een werknemer van een andere vestiging sprake van op de werkplek georganiseerde kinderopvang?
Nee, daarvan is geen sprake. Uw werknemer werkt op een andere plek dan waar u de kinderopvang organiseert. U telt bij het loon van uw werknemer de waarde in het economische verkeer van de kinderopvang min een eventuele werknemersbijdrage. Maar u kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 22.3.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’). 

62. Mijn partner of familielid wil meewerken in mijn bedrijf. Wat betekent dat fiscaal?
Als uw partner onbetaald meewerkt in uw bedrijf en u bent ondernemer voor de inkomstenbelasting, mag u een bedrag van uw winst aftrekken. De hoogte van dat bedrag hangt af van de hoogte van uw winst en het aantal uren dat uw partner meewerkt. Voorwaarde is dat u voldoet aan het urencriterium en dat uw partner tenminste 525 uren heeft meegewerkt. Meer hierover leest u bij meewerkaftrek.

63. Mijn werknemer is voor acquisitie lid geworden van een golfclub. Ik vergoed de lidmaatschapskosten voor de golfclub aan mijn werknemer. Is deze vergoeding loon?
Ja, deze vergoeding is loon. U kunt het loon aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.16.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

64. Mijn werknemer krijgt voor trainingsdoeleinden een tablet. Deze mag hij na de training houden. De tablet is, ook na de training, niet nodig voor de reguliere werkzaamheden van de werknemer. Is de tablet gericht vrijgesteld?
De tablet is gedeeltelijk gericht vrijgesteld, namelijk voor zover de werknemer hem gebruikt voor het onderhouden en verbeteren van zijn kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk. Na de training is hier geen sprake meer van. Op het moment dat u de tablet verstrekt, hoort deze dus gedeeltelijk tot het loon.

65. Mijn werknemer maakt geen zakelijke kosten. Kan ik hem dan toch een kostenvergoeding geven die ik aanwijs als eindheffingsloon?
Ja, dat kan. Voor het aanwijzen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen als eindheffingsloon, hoeft uw werknemer niet zelf zakelijke kosten te maken (zie paragraaf 4.16.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

66. Mijn werknemer werkt thuis. Kan ik de kosten van een internet- en telefoonabonnement bij hem thuis onbelast vergoeden?
Als u het noodzakelijk vindt dat uw werknemer voor het thuiswerken een internetaansluiting heeft, kunt u die onbelast vergoeden. Deze vergoeding is gericht vrijgesteld (zie paragraaf 22.1.7 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

Een vergoeding van de abonnementskosten van de vaste telefoon bij uw werknemer thuis is belast loon. U kunt dit aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.16.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

67. Mijn werknemer werkt vaak thuis. Kan ik hem een bureaustoel en bureau geven?
U kunt arbovoorzieningen, waaronder een bureaustoel en bureau, voor de thuiswerkplek vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen (zie paragraaf 22.1.9 en 22.2.8 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

68. Mijn werknemer woont in een dienstwoning. Ik betaal ook voor energie, water en bewassing in de dienstwoning. Hoe werkt dit onder de werkkostenregeling?
Het voordeel van het gebruik van de dienstwoning is verplicht loon van uw werknemer. Het voordeel van het verbruik van energie, water en bewassing is geen verplicht loon van uw werknemer. U kunt dit loon aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.16.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

Voor de dienstwoning gaat u uit van de huurwaarde in het economische verkeer met een maximum van 18% van het jaarloon van de werknemer bij een 36-urige werkweek (zie paragraaf 22.2.7 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’). Voor het verbruik van energie, water en bewassing moet u uitgaan van:

• de factuurwaarde;
• als de factuurwaarde ontbreekt: de waarde in het economische verkeer (Deze waarde is de gebruikelijke verkoop- of winkelwaarde inclusief btw, zie paragraaf 4.5 en 20.2.7 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

69. Mijn werknemers hebben zowel rijbewijs A als B nodig voor het werk. Ik vergoed de kosten van beide cursussen. Kan ik de gerichte vrijstelling voor studie en opleiding gebruiken?
De kosten voor het behalen van het rijbewijs A en B horen tot de normale privé-uitgaven van uw werknemers en de vergoeding hiervoor is belast loon. U kunt de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.16.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’). De kosten voor speciale rijbewijzen die de werknemer voor het uitoefenen van zijn functie nodig heeft, mogen onbelast worden vergoed.

70. Mijn werknemers krijgen een korting op onze bedrijfsproducten die niet hoger is dan de korting die klanten krijgen. Is de korting belast loon?
Voor korting op producten uit uw eigen bedrijf geldt een gerichte vrijstelling. Als u aan uw werknemer een korting of vergoeding geeft bij de aankoop van producten uit eigen bedrijf, dan is dit onder de volgende voorwaarden gericht vrijgesteld:

• De producten zijn niet branchevreemd.
• De korting of vergoeding is per product maximaal 20% van de waarde van dat product in het economische verkeer.
• De kortingen of vergoedingen bedragen in 2024 samen niet meer dan € 500.

Komt u boven het maximum van € 500 uit, dan kunt u het deel dat uitkomt boven het maximum aanwijzen als eindheffingsloon. Het is dan onbelast voor zover u nog vrije ruimte hebt. Komt u niet boven het maximum van € 500 uit, dan mag u het niet-gebruikte deel van de vrijstelling niet doorschuiven naar een volgend jaar (zie paragraaf 22.1.8 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

71. Mijn werknemers ontvangen bij ons op kantoor soms klanten en eten dan gezamenlijk in de kantine een maaltijd. Geldt hiervoor ook het normbedrag van € 3,90?
Nee. Maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter zijn gericht vrijgesteld. Voor deze zakelijke maaltijd geldt het normbedrag niet (zie paragraaf 22.1.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

72. Mijn werknemers werken op een boorplatform. In hun arbeidsovereenkomst staat dat zij recht hebben op 3 maaltijden per dag. Moet ik nu voor iedere maaltijd een bedrag van € 3,90 bij het loon tellen?
Nee. Deze maaltijden zijn gericht vrijgesteld als kosten van tijdelijk verblijf (zie paragraaf 22.1.1 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

73. Mijn werknemers werken regelmatig over. Dan krijgen ze van mij een warme maaltijd op het werk. Moet ik de maaltijd belasten?
Maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter zijn gericht vrijgesteld. Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij overwerk (zie paragraaf 22.1.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’). De maaltijden die u geeft, zijn dus onbelast.

74. Moet ik altijd vastleggen in de administratie hoeveel maaltijden werknemers gebruiken en wat hun eigen bijdragen daarvoor zijn?
Dat is niet nodig als uw werknemers ten minste € 3,90 betalen voor de maaltijd. Anders moet u dit inderdaad bijhouden, ook als u maaltijden verstrekt via een cateraar (zie paragraaf 22.3.1 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

75. Moet ik de werkkostenregeling ook toepassen bij stagiairs en werknemers met een nul-urencontract?
Op het moment dat u stagiairs en medewerkers met een nul-urencontract loon betaalt, zijn het werknemers en vallen ze ook onder de werkkostenregeling.

76. Om de samenwerking te bevorderen neem ik al mijn werknemers mee op een skivakantie van een week. Is deze reis belast loon voor de werknemers?
Zo’n reis heeft vooral een consumptief karakter. De factuurwaarde (inclusief btw) is belast loon. U kunt dit loon aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.16.2 en 22.2.3 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

77. Omdat mijn werknemer voor zijn werk naar het buitenland ging, parkeerde hij de auto bij Schiphol. Hoe ga ik om met een vergoeding van de parkeerkosten?
Hoe u met de vergoeding omgaat, hangt ervan af of uw werknemer zijn eigen auto gebruikte of een auto van de zaak:

• Uw werknemer rijdt in zijn eigen auto. U mag uw werknemer maximaal € 0,23 per kilometer onbelast vergoeden. Vergoedingen en verstrekkingen die boven dit bedrag uitkomen, zijn loon van de werknemer. Als u dus met uw werknemer al een vergoeding van € 0,23 per kilometer hebt afgesproken en u ook de parkeerkosten bij Schiphol vergoedt, zijn die parkeerkosten loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.16.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).
• Uw werknemer rijdt in een auto van de zaak. Als u met uw werknemer hebt afgesproken dat de parkeerkosten van de auto van de zaak voor uw rekening komen, is uw vergoeding van de parkeerkosten een intermediaire vergoeding. Intermediaire vergoedingen zijn geen loon.

78. Onze cao kent een vaste verblijfskostenvergoeding voor onder meer consumpties onderweg. Is deze vergoeding onder de werkkostenregeling gericht vrijgesteld? Of gaat de vergoeding ten koste van de vrije ruimte?
Een vergoeding voor kosten van tijdelijk verblijf, aan bijvoorbeeld ambulante werknemers, is gericht vrijgesteld. Deze vergoeding gaat niet ten koste van uw vrije ruimte. Het is ook mogelijk om een vaste kostenvergoeding hiervoor te geven, als u vooraf onderzoek doet naar de daadwerkelijke kosten van de werknemer (zie paragraaf 22.2.3 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

79. Onze cao kent een vaste vergoeding voor gereedschappen. Geldt hiervoor het noodzakelijkheidscriterium?
Ja. Vergoedingen voor gereedschappen zijn gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:

• de voorziening naar uw redelijke oordeel nodig is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
• u de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer;
• uw werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan u moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Daarnaast moet u voor het geven van een vaste kostenvergoeding vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten (zie paragraaf 4.6.1 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’). Dat de kostenvergoeding is opgenomen in uw cao, is niet voldoende.

In collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) staan vaak afspraken over (vaste) vergoedingen en verstrekkingen. Daarom beoordeelt de Belastingdienst cao’s op de gevolgen voor de Loonheffingen. Ga voor deze beoordelingen naar Belastingdienst.nl en zoek op ‘cao-beoordelingen’.

80. Van alle nieuwe werknemers eis ik een Verklaring omtrent het gedrag (VOG). Ik vergoed de kosten voor de verklaring. Is deze vergoeding loon?
Ja, deze vergoeding is belast loon. U kunt het loon aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.16.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).

81. Volgens de cao kon ik mijn internationale chauffeurs een onbelaste vergoeding geven voor nachtwerk zonder dat ik zelf de kosten controleer. Is dit onder de werkkostenregeling ook mogelijk?
In collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) staan vaak afspraken over (vaste) vergoedingen en verstrekkingen. Daarom beoordeelt de Belastingdienst cao’s op de gevolgen voor de Loonheffingen. Ga voor deze beoordelingen naar Belastingdienst.nl en zoek op ‘cao-beoordelingen’.

82. Wanneer ben ik arboverantwoordelijk?
Dit is het geval als u op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk bent voor de veiligheid en de gezondheid van uw werknemers. Daarbij past dat u een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uitvoert en actueel houdt en het arbobeleid verwerkt in een arboplan.

83. Wanneer moet ik mijn Loonheffingen betalen?
Wij moeten uw betaling hebben ontvangen binnen 1 maand na afloop van het aangiftetijdvak. Het maakt niet uit of uw aangiftetijdvak 4 weken, een maand, een halfjaar of een jaar is.

84. We gaan een sinterklaasfeest organiseren voor de kinderen van onze werknemers. Kan dat onbelast?
Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan familieleden van de werknemer, zijn in het algemeen loon van de werknemer. Maar bij een sinterklaasfeest kunnen deze in 2 gevallen onbelast zijn:

• U organiseert het feest op de werkplek, bijvoorbeeld in de kantine. Het feest is een niet-ongebruikelijke voorziening op de werkplek. De consumpties zijn onbelast. Dit geldt ook voor werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren en voor werknemers van andere werkgevers, met wie u de concernregeling (zie paragraaf 10.2) toepast. Als u de kinderen of werknemers een cadeautje meegeeft voor thuis, is dat loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.
• U organiseert het feest extern bij een derde. De waarde van het feest en de eventuele cadeaus voor de kinderen of de werknemers is loon voor de werknemer. Maar u kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

85. Werknemers mogen mijn parkeervergunning gebruiken om te parkeren op openbare parkeerplaatsen. Is het gebruik van de parkeervergunning belast loon?
Heeft uw werknemer een parkeervergunning op kenteken die alleen bestemd is voor het vervoermiddel van de zaak, dan hoort de verstrekking van de vergunning niet tot het loon. De kosten van de parkeervergunning horen tot de intermediaire kosten. Voor werknemers zonder auto van de zaak betreft dit loon van de werknemer voor zover dit loon samen met een kilometervergoeding van u (of een vast bedrag) hoger is dan € 0,23 (zie paragraaf 23.1.4 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’). 

86. Wij hebben een bedrijfskantine met een externe cateraar. In de kantine eten werknemers van verschillende bedrijven. De cateraar kan het totale aantal maaltijden niet splitsen naar de verschillende werkgevers. Hoe kan ik dit het handigst aanpakken?
U ontwikkelt samen met uw cateraar en de andere werkgevers een systeem dat inzicht geeft in:

• het totale aantal maaltijden per werkgever (u vermenigvuldigt het totale aantal maaltijden met € 3,90).
• de eigen bijdragen van de werknemers per werkgever

U kunt de maaltijden aanwijzen als eindheffingsloon. U vermindert de maaltijden dan eerst met de eigen bijdragen van de werknemers (zie paragraaf 22.1.2 van het ‘Handboek Loonheffingen 2024’).