Bewaarplicht
De fiscale bewaarplicht betekent dat u de originele factuur dient te bewaren. Dit moet in de vorm waarin u deze ontvangt. Een digitale factuur mag u dus niet uitprinten en daarna de digitale versie weggooien.
Factuur onleesbaar
Sommige papieren facturen, zoals kassabonnetjes, hebben de neiging na verloop van tijd te verbleken, waarna deze niet meer of zeer moeilijk leesbaar is. Een kopie maken volstaat niet, want deze is niet gelijk aan het origineel.
Kleine bedragen
In de praktijk volstaat een kopie bij een onleesbare factuur voor kleinere bedragen meestal wel. De fiscus doet dan niet moeilijk, hoewel u niet aan de formele eisen voldoet. Bij argwaan kan deze wel geweigerd worden.
Converteren
Een alternatief kan zijn een factuur te converteren, dat wil zeggen deze te digitaliseren, bijvoorbeeld middels een scan. Converteren mag onder de voorwaarden dat u alle gegevens overzet en dit inhoudelijk juist doet. De nieuwe gegevensdrager moet ook tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar zijn. Vereist is ook dat u de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kunt reproduceren en leesbaar kunt maken en dat zodoende een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke termijn kan plaatsvinden.
Koppel aan ander document
De authenticiteit van een ontvangen factuur kunt u bijvoorbeeld aantonen door deze te koppelen aan de betaling via het bankafschrift. Ook andere documenten zoals offertes, pakbonnen, orderbevestigingen en correspondentie over de transactie, zoals e-mails en brieven, kunnen hieraan bijdragen.
